内定辞退を決めたら、辞退の意思が固まった段階で、できるだけ早く企業または転職エージェントに連絡することが基本です。
伝え方は、企業から指定された連絡方法や、これまでのやり取り、内定承諾の有無によって判断します。電話で伝える方法もあれば、メールで連絡して問題ないケースもあります。
辞退理由を詳しく説明する必要はなく、感謝とお詫びを添えながら、辞退する意思を明確に伝えれば十分です。
ただし、内定を承諾した後や入社日が迫っている場合は、契約関係や手続きの確認が必要になることがあります。
この記事では、内定辞退の基本マナーから、そのまま調整して使える電話・メールの例文、理由別の対応、転職エージェント経由の辞退、法律上の注意点まで解説します。
内定辞退の伝え方｜まず押さえたい基本マナー
内定辞退では、相手への配慮と、意思を明確に伝えることの両方が大切です。
企業は採用に向けて選考や入社準備を進めています。辞退の連絡を先延ばしにすると、採用計画やほかの候補者への対応に影響する可能性があります。
一方で、必要以上に謝罪したり、辞退理由を細かく説明したりする必要はありません。基本的なマナーを押さえ、誠実に連絡しましょう。
内定辞退は決めたらできるだけ早く連絡する
内定辞退を決めたら、できるだけ早く企業に連絡しましょう。
辞退の連絡が遅れるほど、企業は入社する可能性があるものとして採用計画を進めることになります。ほかの候補者への連絡や人員配置にも影響するかもしれません。
例えば、ほかの企業への入社を決めた場合や、提示された労働条件が希望と合わないと判断した場合は、辞退の意思が固まった時点で連絡するのが基本です。
ただし、まだ判断に迷っている場合は、無理に辞退を決める必要はありません。回答期限を確認し、必要であれば企業に返答期限の相談をしましょう。
転職活動全体のスケジュールを整理したい場合は、「転職活動の流れを9ステップで解説｜準備から内定・退職・入社までの順番」も参考になります。
辞退の意思を明確に伝え、感謝とお詫びを添える
内定辞退の連絡では、辞退するという結論を曖昧にしないことが重要です。
例えば、次のように伝えます。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変恐縮ですが、検討の結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
この伝え方なら、内定への感謝を示しながら、辞退する意思も明確に伝えられます。
反対に、「少し考えさせてください」「今は難しいかもしれません」といった表現だけでは、辞退なのか、返答を保留したいのかが相手に伝わりません。
辞退すると決めているなら、結論を最初に伝えましょう。
辞退理由は簡潔に伝えればよい
辞退理由は、相手が理解できる範囲で簡潔に伝えれば問題ありません。
例えば、ほかの企業への入社を決めた場合は「慎重に検討した結果、別の企業への入社を決断いたしました」と説明できます。
給与や仕事内容が希望と合わなかった場合も、すべての不満を列挙する必要はありません。
大切なのは、事実と異なる理由を作らず、相手企業を批判する言い方を避けることです。
また、家庭の事情や健康上の理由など、個人的な情報を詳しく説明したくない場合は、無理に開示する必要はありません。「諸般の事情により、今回は辞退させていただくことにいたしました」といった伝え方もできます。
連絡前に確認しておきたいこと
内定辞退の連絡をする前に、次の項目を確認しておきましょう。
- 企業名と採用担当者名に間違いがないか
- 内定通知に記載された回答期限を確認したか
- 内定を承諾したかどうかを確認したか
- 入社予定日や提出済み書類を確認したか
- 企業から指定された連絡方法を確認したか
- 転職エージェント経由の場合、担当者への連絡が必要か確認したか
特に重要なのは、内定承諾前なのか、承諾後なのかを区別することです。
承諾前であれば、辞退の意思を企業に伝えることが基本になります。一方、承諾後は、労働契約が成立しているか、提出した書類にどのような記載があるかなど、個別の事情を確認する必要があります。
不明な点があれば、連絡前に内定通知書や関連書類を見直しておきましょう。
内定辞退は電話とメールのどちらで伝える？
内定辞退の連絡は、電話とメールのどちらが適切かを一律には決められません。
企業から連絡方法の指定がある場合は、その指示を優先しましょう。指定がない場合は、これまでのやり取りや辞退までの状況を踏まえて選びます。
電話はその場で意思を伝え、確認事項を話し合いやすい方法です。メールは記録が残り、相手が内容を確認しやすいという利点があります。
電話で伝えるのが適しているケース
次のような場合は、電話での連絡を検討しましょう。
- 企業から電話での連絡を指定されている
- 採用担当者と普段から電話でやり取りしている
- 内定承諾後の辞退で、事情を説明する必要がある
- 入社日が近く、早急に意思を伝える必要がある
- 手続きや今後の対応について確認したいことがある
電話では、最初に自分の名前と内定を受けたことを伝え、辞退の意思を明確にします。その後、感謝とお詫びを述べ、必要に応じて理由を簡潔に説明しましょう。
ただし、電話をかけること自体がすべてのケースで必須というわけではありません。企業からメールでの連絡を案内されている場合や、電話がつながらない場合は、メールを活用する方法もあります。
メールで伝えてもよいケース
メールは、次のような場合に適しています。
- 企業からメールでの連絡を案内されている
- 採用担当者との連絡が主にメールで行われている
- 辞退の意思や理由を整理して伝えたい
- 電話がつながらず、連絡した記録を残したい
- 相手が不在でも、先に意思を伝えておきたい
メールでは、件名を見ただけで用件が分かるようにしましょう。
例えば、「内定辞退のご連絡（氏名）」とすれば、採用担当者が内容を把握しやすくなります。
本文には、宛名、氏名、内定への感謝、辞退の意思、簡潔な理由、お詫び、署名を記載します。
なお、メールを送れば必ず相手が確認したとは限りません。入社日が迫っている場合や、重要な手続きが残っている場合は、電話も併用して連絡が届いたか確認しましょう。
電話とメールを併用するときの手順
電話とメールを併用する場合は、次の順番で進めると整理しやすくなります。
- 企業の連絡先と採用担当者を確認する。
- 電話で辞退の意思を伝える。
- 担当者が不在の場合は、伝言を依頼する。
- 必要に応じてメールでも辞退の意思を伝える。
- 連絡した日時と方法を記録する。
電話で話ができた場合でも、企業から求められたときや手続き上必要な場合は、メールで内容を確認しておくと安心です。
ただし、電話とメールの両方を必ず行わなければならないという決まりがあるわけではありません。企業の指示や状況に合わせて対応しましょう。
連絡した記録を残しておく
内定辞退の連絡をしたら、日時、連絡先、連絡方法、伝えた内容を記録しておきましょう。
メールの場合は送信履歴を保存し、電話の場合は、いつ誰に何を伝えたかをメモしておきます。
担当者が不在だった場合や、折り返しを依頼した場合も、その経緯を記録しておくと、後から状況を確認しやすくなります。
記録を残すことは、相手とのトラブルを想定するためだけではありません。連絡漏れを防ぎ、辞退に関する手続きを確実に進めるためにも役立ちます。
内定辞退はいつまでに伝える？連絡するタイミング
内定辞退の連絡は、辞退の意思が固まったらできるだけ早く行うのが基本です。
ただし、内定承諾前と承諾後では、確認すべき事項が異なります。入社日が近い場合も、通常より迅速な連絡と手続きの確認が必要です。
辞退の意思が固まったら早めに連絡する
辞退の意思が固まっているなら、必要以上に連絡を先延ばしにしないようにしましょう。
「企業に申し訳ない」「怒られそうで不安」といった気持ちから連絡をためらうこともあるかもしれません。しかし、連絡を遅らせるほど、企業側が採用計画を変更しにくくなる可能性があります。
辞退を伝えることに不安がある場合は、あらかじめ例文を用意し、伝える内容を整理してから連絡すると進めやすくなります。
なお、すべての内定辞退について共通する法定の連絡期限が一律に定められていると考えるのは適切ではありません。企業とのやり取りや契約状況によって確認事項が異なるため、期限を独自に決めつけず、個別の状況に合わせて対応しましょう。
内定承諾前に辞退する場合
内定をまだ承諾していない場合は、辞退の意思が固まった段階で、企業または転職エージェントに連絡しましょう。
内定への返答期限が設定されていても、辞退すると決めたなら、期限ぎりぎりまで連絡を待つ必要はありません。
一方、まだほかの企業の選考結果を待っているなど、判断に迷っている場合は、辞退を急ぐのではなく、回答期限の延長が可能か相談する選択肢もあります。
内定を承諾するかどうか迷っている場合は、会社選びの判断基準や労働条件を整理したうえで決めることが大切です。
内定承諾後に辞退する場合
内定承諾後に辞退する場合は、承諾前よりも慎重な対応が必要です。
内定承諾によって労働契約が成立していると判断される場合があり、承諾書や入社関連書類の内容、入社予定日なども確認する必要があります。
辞退の意思が固まっている場合は、企業に早めに連絡し、今後必要な手続きについて確認しましょう。
すでに入社準備が進んでいる場合は、企業側への影響を考慮し、事情を簡潔に説明したうえで誠実に対応することが重要です。
契約関係や法的な責任について不安がある場合は、個別の事情を整理し、専門家や公的な相談窓口に相談することも検討してください。
入社日が近い場合に確認したいこと
入社日が近い場合は、電話など、早く意思を伝えられる方法を優先して検討しましょう。
特に、次の点を確認してください。
- 企業への辞退連絡が届いているか
- 入社関連書類を提出しているか
- 雇用契約書などの書類を締結しているか
- 企業から貸与品や備品を受け取っているか
- 入社に伴う手続きについて確認が必要か
入社日が迫っていても、連絡を避けることは適切ではありません。まずは企業に意思を伝え、必要な対応を確認しましょう。
すでに労働契約が成立している可能性がある場合や、企業から損害賠償などを示唆された場合は、一般的な例文だけで対応しようとせず、契約書類を確認して専門家に相談することが重要です。
【例文】内定辞退の伝え方｜電話・メールの基本テンプレート
内定辞退の連絡では、感謝・辞退の意思・お詫びの3点を押さえれば、必要以上に長く説明する必要はありません。
ここでは、企業へ直接連絡する場合の電話とメールの例文を紹介します。氏名や企業名、理由などを自分の状況に合わせて調整して使ってください。
電話で内定辞退を伝えるときの例文
電話では、最初に自分の名前と用件を伝え、辞退する意思を明確にします。
お世話になっております。
先日、内定のご連絡をいただきました〇〇と申します。採用ご担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか。
（担当者につながったら）
お世話になっております。〇〇です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮なのですが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考にお時間をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、申し訳ございません。
貴重な機会をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
何卒よろしくお願いいたします。
電話では、必ずしも辞退理由を詳しく説明する必要はありません。理由を尋ねられた場合は、事実に沿って簡潔に回答しましょう。
例えば、ほかの企業への入社を決めた場合は、次のように伝えられます。
慎重に検討した結果、別の企業への入社を決断いたしました。貴重な機会をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
相手から質問があった場合は、落ち着いて答えれば問題ありません。すでに辞退の意思が固まっているなら、無理に交渉を続ける必要もありません。
メールで内定辞退を伝えるときの例文
メールで辞退を伝える場合は、件名で用件を明確にし、本文の冒頭で名乗ります。
株式会社〇〇
人事部 採用担当 〇〇様
お世話になっております。
先日、内定のご連絡をいただきました〇〇です。
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考にお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となりましたこと、心よりお詫び申し上げます。
貴重な機会をいただきましたことに、改めて感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
氏名：〇〇 〇〇
電話番号：090-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxx@example.com
この例文は、辞退理由を詳しく伝えない基本形です。理由を添える場合は、辞退の意思を伝える段落の後に一文加えると自然です。
例えば、「検討の結果、別の企業への入社を決断いたしました」といった表現が使えます。
なお、企業から電話での連絡を指定されている場合や、入社日が迫っている場合は、メールだけで済ませず、電話での連絡も検討しましょう。
辞退理由を聞かれたときの回答例
辞退の連絡をすると、企業から理由を尋ねられることがあります。
その場合は、事実に沿って簡潔に回答しましょう。相手が納得するまで細かく説明しなければならない、と考える必要はありません。
| 質問・状況 | 回答例 |
|---|---|
| どのような理由ですか？ | 慎重に検討した結果、今後のキャリアを踏まえて判断いたしました。 |
| 他社に決めたのですか？ | はい。検討の結果、別の企業への入社を決断いたしました。 |
| 条件が合わなかったのでしょうか？ | 自分の希望する条件や今後の働き方を総合的に考え、判断いたしました。 |
| もう少し詳しく教えてもらえますか？ | 申し訳ございませんが、個人的な判断に関わるため、詳細については差し控えさせていただければと思います。 |
回答に迷った場合は、無理にその場で詳しい説明をしようとせず、伝えられる範囲で答えましょう。
メールの件名・宛名・署名の書き方
メールでは、本文だけでなく、件名や宛名も整えておくと、相手が用件を把握しやすくなります。
| 項目 | 書き方の例 |
|---|---|
| 件名 | 内定辞退のご連絡（氏名） |
| 会社名 | 株式会社〇〇 |
| 部署・担当者 | 人事部 採用担当 〇〇様 |
| 冒頭 | お世話になっております。〇〇です。 |
| 署名 | 氏名・電話番号・メールアドレス |
採用担当者の氏名が分からない場合は、「採用ご担当者様」としても構いません。
また、返信メールで連絡する場合は、これまでのやり取りが分かるように件名を維持すると、相手が確認しやすくなります。
内定辞退の理由はどう伝える？理由別の例文
内定辞退の理由は、相手に配慮しながら、事実を簡潔に伝えることが基本です。
辞退理由によって伝え方を変えると、必要以上に相手を批判したり、個人的な事情を詳しく説明したりせずに済みます。
他社への入社を決めた場合
ほかの企業への入社を決めた場合は、その事実を簡潔に伝えれば問題ありません。
例文
慎重に検討した結果、別の企業への入社を決断いたしました。貴重な機会をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
他社に決めた理由を詳しく説明したり、企業同士を比較したりする必要はありません。
例えば、「他社のほうが給与が高い」「こちらの会社より有名だから」といった比較は、相手に不必要な印象を与える可能性があります。
自分の判断として伝えることで、相手を批判せずに辞退の意思を示せます。
給与や労働条件が希望と合わなかった場合
給与や勤務時間、休日、勤務地などの条件が希望と合わなかった場合は、条件面を総合的に判断したと伝えましょう。
例文
ご提示いただいた条件を踏まえ、今後の働き方や希望する労働条件を総合的に検討した結果、今回は辞退させていただくことにいたしました。
給与など具体的な条件を説明しても構いませんが、辞退の意思が固まっている場合は、条件交渉を続ける必要はありません。
一方、条件が改善されれば入社を検討したい場合は、すぐに辞退と伝えるのではなく、希望条件について相談する選択肢もあります。
条件を理由に辞退する場合は、求人票や労働条件通知書などを見直し、自分が重視する条件を整理しておくと、次の会社選びにも活かせます。
仕事内容やキャリアの方向性が合わなかった場合
選考を通じて仕事内容への理解が深まり、自分の希望するキャリアと合わないと判断することもあります。
例文
選考を通じて仕事内容への理解を深めた結果、今後のキャリアの方向性を改めて検討し、今回は辞退させていただくことにいたしました。
仕事内容に不満がある場合でも、「想像していた仕事と違った」「自分には合わないと思った」と直接的に伝える必要はありません。
自分のキャリアとの適合性を踏まえた判断として説明すると、相手に配慮した伝え方になります。
現職に残ることを決めた場合
転職活動を進める中で、現職に残ることが自分にとって適切だと判断するケースもあります。
例文
改めて今後のキャリアについて検討した結果、現職で引き続き経験を積むことを決断いたしました。内定の機会をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
現職に残る理由を細かく説明する必要はありません。
ただし、実際には別の企業への入社を決めているなど、事情が異なる場合は、事実と異なる理由を伝えないようにしましょう。
家庭の事情や健康上の理由がある場合
家庭の事情や健康上の理由によって、入社が難しくなることもあります。
例文
個人的な事情により、今後の就業について改めて検討した結果、今回は内定を辞退させていただきたく存じます。ご配慮をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
家庭の事情や健康状態について、必要以上に詳しく説明する必要はありません。
ただし、入社日や就業条件の調整によって入社できる可能性があるなら、辞退を決める前に相談する方法もあります。
具体的な理由を詳しく伝えたくない場合
辞退理由を詳しく伝えたくない場合は、無理に個人的な事情を開示する必要はありません。
例文
慎重に検討を重ねた結果、諸般の事情により、今回は内定を辞退させていただくことにいたしました。貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。
このように、詳しい事情には触れずに辞退の意思を明確にすることもできます。
ただし、企業から確認を求められた場合には、答えられる範囲で誠実に対応しましょう。理由を詳しく話さないことと、事実と異なる説明をすることは別です。
企業への内定辞退の伝え方と連絡手順
企業へ直接連絡する場合は、事前確認、辞退の連絡、記録の保存という順番で進めると、連絡漏れを防ぎやすくなります。
採用担当者に連絡する前に確認すること
連絡前には、次の情報を整理しておきましょう。
- 企業名と採用担当者名
- 内定通知に記載された連絡先
- 内定承諾の有無
- 入社予定日
- 提出済みの書類や契約関係
- 企業から指定された連絡方法
内定承諾後や入社日が近い場合は、通常の辞退連絡だけでなく、今後の手続きについても確認する必要があります。
電話で辞退を伝える手順
電話では、以下の流れで伝えると要点がまとまります。
- 自分の名前と内定を受けたことを伝える。
- 採用担当者につないでもらう。
- 内定への感謝を伝える。
- 辞退の意思を明確に伝える。
- 必要に応じて理由を簡潔に説明する。
- お詫びを伝え、必要な手続きを確認する。
電話では、相手が驚いたり、理由を尋ねたりすることも考えられます。その場合も、落ち着いて対応しましょう。
辞退の意思が固まっているなら、相手に合わせて曖昧な返事をする必要はありません。
メールで辞退を伝える手順
メールで連絡する場合は、次の順番で作成します。
- 件名に「内定辞退」と氏名を記載する。
- 宛名と自分の名前を書く。
- 内定への感謝を伝える。
- 辞退する意思を明確にする。
- 必要に応じて理由を簡潔に添える。
- お詫びと感謝を伝え、署名を付ける。
送信前には、企業名、担当者名、誤字脱字、宛先を確認しましょう。
特に、複数の企業と選考を進めている場合は、別の企業宛てのメールを誤送信しないよう注意が必要です。
担当者が不在・連絡がつかない場合の対応
電話をかけても担当者につながらない場合は、次のように対応します。
- 担当者が不在なら、折り返しを依頼する。
- 辞退の意思を伝言できるか確認する。
- メールでも辞退の意思を伝える。
- 連絡した日時と方法を記録する。
- 必要に応じて、翌営業日などに再度連絡する。
電話がつながらないからといって、辞退の連絡を諦める必要はありません。
例えば、次のように伝言を依頼できます。
内定をいただいております〇〇と申します。内定についてお伝えしたいことがあり、ご連絡いたしました。お手数ですが、採用ご担当者様に折り返しをご依頼いただけますでしょうか。
伝言では、詳しい理由まで話す必要はありません。メールも併用し、辞退の意思が企業に伝わるようにしましょう。
入社日が近い場合や、承諾後の辞退で重要な確認事項がある場合は、連絡が届いたかを確認することも大切です。
転職エージェント経由の内定辞退の伝え方
転職エージェント経由で内定を獲得した場合は、まず担当のキャリアアドバイザーに辞退の意思を伝えましょう。
企業への連絡方法は、エージェントの案内やこれまでの取り決めによって異なります。自己判断で企業へ直接連絡する前に、必要な手続きを確認することが大切です。
まず担当のキャリアアドバイザーに相談する
転職エージェント経由で内定を辞退する場合は、担当者へできるだけ早く連絡します。
担当者は企業との連絡窓口になっていることが多く、辞退の意思を企業に伝える手順や、その後の対応を案内してくれます。
連絡する際は、次の内容を整理しておくとスムーズです。
- 内定を辞退する意思
- 辞退を決めた理由
- 企業への連絡期限や手続きの確認
- 今後の転職活動を継続するかどうか
辞退理由を伝える際は、担当者には事実に沿って説明すると、今後の求人紹介やキャリア相談に活かしやすくなります。
ただし、個人的な事情をすべて開示する必要はありません。伝えられる範囲で説明しましょう。
転職エージェントへの電話・メール例文
電話で伝える場合は、内定先と辞退の意思を明確に伝えます。
お世話になっております。〇〇です。
先日、内定のご連絡をいただいた株式会社〇〇について、ご相談がありご連絡いたしました。
慎重に検討した結果、今回は内定を辞退させていただきたいと考えております。
ご紹介や選考の調整をしていただいたにもかかわらず、申し訳ございません。
今後の手続きや企業への連絡方法について、ご教示いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
メールの場合は、次の例文を使えます。
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
このたび内定をいただいた株式会社〇〇について、慎重に検討した結果、辞退させていただきたくご連絡いたしました。
ご紹介から選考の調整までご対応いただいたにもかかわらず、このような結果となり、申し訳ございません。
企業への連絡方法や、今後必要な手続きについてご案内いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
氏名：〇〇 〇〇
辞退理由を尋ねられた場合は、実際の事情を簡潔に説明すれば問題ありません。
企業への直接連絡が必要か確認する
エージェント経由の場合、企業への辞退連絡を担当者が代行するケースがあります。
そのため、企業に直接電話やメールを送る前に、担当者へ連絡方法を確認しましょう。
例えば、次のように尋ねられます。
企業への辞退連絡は、御社からご対応いただく形でよろしいでしょうか。それとも、私から直接連絡したほうがよいでしょうか。
企業から直接連絡が来ている場合でも、エージェントとの取り決めを確認してから対応すると、連絡の行き違いを防ぎやすくなります。
ただし、入社日が迫っているなど、急いで意思を伝える必要がある場合は、その事情も担当者に伝え、迅速に対応できる方法を確認してください。
辞退理由や今後の希望をどう伝えるか
転職エージェントには、企業への説明だけでなく、今後の転職活動を考えるためにも、可能な範囲で理由を伝えると役立ちます。
例えば、給与が希望に届かなかった場合は、希望年収や優先したい条件を整理して伝えます。仕事内容が合わないと感じた場合は、次の職場で重視したい業務やキャリアの方向性を説明するとよいでしょう。
一方、転職活動そのものを終了する場合は、その意思も伝えておきましょう。
辞退したことだけを理由に、必ずエージェントとの関係が悪化するわけではありません。ただし、サービスごとに対応や求人紹介の方針は異なります。辞退の意思を早めに伝え、誠実にやり取りすることが大切です。
内定承諾後でも辞退できる？注意点と対応方法
内定承諾後でも、入社前に辞退の意思を伝えることはできます。ただし、承諾後は労働契約が成立している可能性があるため、承諾前と同じように考えず、契約関係や書類を確認する必要があります。
辞退できるかどうか、どのような責任が生じるかは、内定の経緯や契約内容、個別の事情によって判断が異なります。
内定承諾後は契約関係を確認する
内定承諾書を提出した場合など、内定の段階ですでに労働契約が成立していると判断されることがあります。
厚生労働省の「確かめよう労働条件」でも、採用内定の法的な性格は一律ではなく、内定の経緯や書類などによって判断されることが説明されています。
そのため、承諾後の辞退では、次の点を確認しましょう。
- 内定通知書や内定承諾書の内容
- 雇用契約書や労働条件通知書の有無
- 入社予定日と入社までの手続き
- 企業との間で交わした約束や書面
- 転職エージェントを利用している場合の連絡手順
書類を提出したからといって、すべてのケースで同じ法的な結論になるわけではありません。不安がある場合は、契約内容を確認し、個別の事情に応じて専門家に相談しましょう。
承諾後に辞退する場合の連絡手順
承諾後の辞退では、連絡の速さと誠実な対応が特に重要です。
まず、採用担当者に電話などで連絡し、辞退の意思を明確に伝えます。理由は簡潔に説明し、今後必要な手続きについて確認しましょう。
電話での例文は、次のとおりです。
お世話になっております。内定をいただいております〇〇です。
このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、入社について改めて検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
一度承諾のお返事をした後のご連絡となり、ご迷惑をおかけしますことを深くお詫び申し上げます。
今後必要な手続きがございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
承諾後の辞退では、相手が入社準備を進めている可能性があります。謝罪を伝えることは大切ですが、必要以上に自分を責めるよりも、事実を正確に伝え、必要な対応を進めましょう。
内定承諾書や入社関連書類を提出した場合
内定承諾書や雇用契約書などを提出している場合は、書類の控えを確認してください。
特に、次のような点が重要です。
- 書類に記載された契約内容
- 入社日や雇用期間
- 取消しや解約に関する条項
- 企業から受け取った備品や書類の有無
- 入社前に必要な手続き
書類の名称だけで法的な結論が決まるわけではありません。実際の内容や、企業とどのような合意をしたかが重要になります。
企業から費用の請求や損害賠償の話が出た場合は、すぐに支払いを約束するのではなく、請求の根拠や契約内容を確認し、必要に応じて専門家に相談しましょう。
入社日が迫っている場合の対応
入社日が近い場合は、まず企業へ電話で連絡し、辞退の意思を伝えましょう。
そのうえで、入社に関する書類や備品の返却など、必要な手続きを確認します。
すでに雇用契約が成立している場合は、単に「内定辞退」と呼ぶだけでなく、労働契約の解約に関する問題として整理する必要がある場合もあります。
特に、契約内容や法的な責任について不安がある場合は、労働問題に詳しい弁護士や公的な相談窓口に相談してください。
内定辞退で引き止められたときの対応
内定辞退を伝えた際に、企業から理由を聞かれたり、条件の改善を提案されたりすることがあります。
引き止められた場合でも、辞退の意思が固まっているなら、相手に配慮しながら結論を明確に伝えれば問題ありません。
辞退の意思が固い場合は結論を変えずに伝える
企業から引き止められても、辞退する意思が変わらないなら、同じ結論を落ち着いて伝えましょう。
例文
ご配慮いただき、ありがとうございます。ただ、慎重に検討した結果、今回は辞退させていただく意思に変わりはございません。何卒ご理解いただけますと幸いです。
相手に申し訳なさを感じても、曖昧な返事をする必要はありません。
「少し考えます」と伝えると、辞退を撤回する可能性があると受け取られることもあります。結論が決まっている場合は、明確に伝えることが大切です。
条件改善を提案された場合の考え方
企業から給与や配属先などの改善を提案された場合は、その場で即答せず、自分の判断軸を確認しましょう。
例えば、給与が主な理由で辞退を考えていたなら、改善後の条件を確認して再検討する選択肢があります。
一方、仕事内容や働き方、キャリアの方向性など、条件以外の理由で辞退を決めた場合は、給与が改善されても問題が解決するとは限りません。
判断する際は、次の点を整理してください。
- 辞退の主な理由は何か
- 条件が変われば、その理由は解消するか
- 変更内容は書面などで確認できるか
- 自分が納得して入社を決められるか
辞退を決めているなら、条件改善の提案を受けても断って構いません。反対に、再検討したい場合は、変更内容を確認したうえで判断しましょう。
理由を何度も聞かれた場合の対応
辞退理由を繰り返し尋ねられても、同じ説明を落ち着いて伝えれば十分です。
例文
お気遣いいただき、ありがとうございます。個人的な事情も含めて検討した結果、今回は辞退させていただく判断となりました。詳細については差し控えさせていただければと思います。
相手に理解してもらおうとして、必要以上に詳しく説明する必要はありません。
ただし、承諾後の辞退や契約に関する確認が必要な場合は、状況に応じて必要な情報を伝え、今後の手続きを進めましょう。
強い引き止めや不安を感じる対応を受けた場合
強い引き止めを受け、不安を感じる場合は、その場で無理に話を続ける必要はありません。
まずは辞退の意思を伝え、必要であればメールなど記録が残る方法で改めて連絡しましょう。
例えば、次のように伝えられます。
申し訳ございませんが、今回の辞退については意思が固まっております。今後必要な手続きについては、メールでご案内いただけますでしょうか。
脅すような発言や、不合理な費用請求などがあった場合は、発言内容や連絡記録を保存し、労働相談窓口や弁護士などへの相談を検討してください。
相手に配慮することと、不安を感じる対応をすべて受け入れることは別です。冷静に事実を記録し、必要な支援を利用しましょう。
内定辞退で避けたい伝え方・マナー違反
内定辞退では、辞退すること自体よりも、連絡を放置したり、意思を曖昧にしたりすることで、相手に余計な負担をかける可能性があります。
避けたい対応と適切な言い換えを確認しておきましょう。
連絡せずに放置する
辞退を決めたのに連絡しないまま放置するのは避けましょう。
企業は入社する可能性を考慮して準備を進めている場合があります。連絡をしなければ、採用担当者が状況を判断できず、確認のために何度も連絡することにもなりかねません。
辞退の意思が固まったら、電話やメールなど、状況に合った方法で連絡しましょう。
曖昧な返答で辞退の意思を伝えない
「少し考えたいです」「難しいかもしれません」といった表現だけでは、辞退なのか保留なのかが伝わりません。
辞退すると決めている場合は、次のように伝えましょう。
慎重に検討した結果、今回は内定を辞退させていただきたく存じます。
結論を明確に伝えることは、相手に余計な期待を持たせず、採用活動を進めてもらうためにも重要です。
企業や担当者を批判する
給与や仕事内容、選考過程に不満があったとしても、相手を批判する表現は避けましょう。
例えば、「給与が低すぎるので辞退します」ではなく、次のように言い換えられます。
希望する労働条件や今後のキャリアを総合的に検討した結果、今回は辞退させていただくことにいたしました。
不満をすべて説明する必要はありません。辞退の意思が固まっているなら、判断した理由を簡潔に伝えれば十分です。
事実と異なる理由を伝える
辞退理由を深く聞かれたくないからといって、事実と異なる理由を作ることは避けましょう。
実際にはほかの企業への入社を決めているのに、「家庭の事情で働けなくなった」と説明する必要はありません。
詳しく伝えたくない場合は、「慎重に検討した結果、今回は辞退させていただくことにいたしました」といった表現を使えます。
理由を詳しく説明しないことと、嘘をつくことは別です。 事実に沿った範囲で、必要な情報だけを伝えましょう。
相手の返答を待たずに連絡を終える
電話で辞退を伝えた後は、相手の質問や、必要な手続きについての案内を確認しましょう。
一方的に用件だけを伝えて電話を切ると、企業が確認したい事項が残る可能性があります。
ただし、相手の説得に応じ続ける必要はありません。辞退の意思を明確に伝えたうえで、必要な確認を済ませ、丁寧に電話を終えましょう。
内定辞退で損害賠償を請求される？法律上の注意点
内定辞退を理由に、必ず損害賠償を請求されるわけではありません。一方で、法律上のリスクをすべて否定することも適切ではありません。
重要なのは、内定によって労働契約が成立しているか、どのような事情で辞退するのかを区別することです。
以下は一般的な情報であり、個別の法律相談に代わるものではありません。
内定によって労働契約が成立しているかは個別事情による
厚生労働省の「確かめよう労働条件」では、採用内定の法的な性格は一律ではないことが説明されています。内定通知書や誓約書などの内容、採用に至る経緯、企業と本人との合意内容などを踏まえて判断されます。
そのため、内定通知を受け取った段階なのか、承諾書を提出した段階なのかといった形式だけで、すべてのケースの結論を決めることはできません。
まずは、手元にある書類と企業とのやり取りを確認しましょう。
内定辞退と損害賠償の基本的な考え方
労働契約が成立している場合、内定辞退が契約上の問題となる可能性はあります。ただし、辞退したという事実だけで、直ちに損害賠償の責任が確定するわけではありません。
厚生労働省のQ&Aも、内定辞退について、事情によっては損害賠償が問題となる可能性に触れる一方、労働者の意思に反して労働契約の履行を強制できるわけではないと説明しています。
つまり、企業から損害賠償を請求される可能性と、実際に法的な責任が認められるかどうかは別の問題です。
不安を感じる場合は、必要以上に心配するのではなく、契約内容や具体的な事情を整理し、専門家に確認することが重要です。
内定承諾後の辞退で確認したい契約書類
承諾後に辞退する場合は、次の書類を確認しましょう。
- 内定通知書
- 内定承諾書・誓約書
- 雇用契約書
- 労働条件通知書
- 企業とのメールなどのやり取り
特に、入社日や契約期間、辞退・解約に関する記載があるかを確認してください。
ただし、書類に記載があることだけで、請求の妥当性や法的責任が決まるわけではありません。疑問がある場合は、書類の内容を専門家に確認してもらう方法があります。
法的なトラブルが心配な場合の相談先
法的なトラブルが心配な場合は、次のような相談先を利用できます。
- 厚生労働省の総合労働相談コーナー： 募集・採用を含む労働問題について、無料で相談できます。
厚生労働省 - 弁護士： 契約内容や損害賠償請求など、個別の法的判断が必要な場合に相談できます。
- 法テラス： 法的トラブルに関する相談先や支援制度の情報を確認できます。
企業から費用の請求や法的措置を示唆された場合は、相手の説明だけで判断せず、請求内容や根拠を確認しましょう。
公的な相談窓口については、厚生労働省「総合労働相談コーナーのご案内」から確認できます。
内定辞退後の転職活動への影響と不安への対処
内定辞退をすると、今後の転職活動に影響しないか不安になるかもしれません。
ただし、再応募できるかどうかや、転職エージェントとの関係がどうなるかは、企業やサービスによって異なります。辞退した事実だけで、今後の選択肢がすべてなくなるわけではありません。
辞退した企業に再応募できる可能性はあるか
内定を辞退した企業に再応募できるかどうかは、企業の採用方針や募集状況、辞退時の経緯などによって異なります。
再応募を一律に禁止する共通ルールがあるわけではありませんが、必ず再応募できるとも限りません。
将来的に再応募したい可能性がある場合は、今回の辞退を丁寧に伝え、相手に不必要な負担をかけないようにしましょう。
ただし、再応募できる可能性を残すために、辞退の意思を曖昧にする必要はありません。今の判断を明確に伝えることが大切です。
転職エージェントとの関係をどう考えるか
転職エージェント経由で内定を辞退した場合、今後の求人紹介やサポートへの影響は、サービスの方針や担当者とのやり取りによって異なります。
内定辞退は、入社先を慎重に選ぶための判断の一つです。辞退したという理由だけで、必ずエージェントとの関係が悪化するわけではありません。
今後も転職活動を続ける場合は、今回の辞退理由と、次に重視したい条件を担当者に伝えておきましょう。
例えば、希望年収、仕事内容、働き方、勤務地などを整理すると、次の求人選びで同じ迷いを繰り返しにくくなります。
辞退後に次の転職活動へ進むための整理
内定辞退後は、今回の判断を振り返ることも大切です。
次の3点を整理しておくと、今後の転職活動に活かせます。
- 辞退を決めた理由： 給与、仕事内容、働き方、企業文化など、何が判断に影響したのか。
- 譲れない条件： 次の企業選びで、必ず確認したい条件は何か。
- 確認不足だった点： 選考中に、もっと詳しく確認しておきたかったことは何か。
例えば、給与条件が主な理由なら、次回は求人票だけでなく、労働条件通知書などで具体的な条件を確認することが考えられます。
仕事内容が理由なら、面接時に業務内容や配属先、入社後に期待される役割を確認するとよいでしょう。
内定辞退を単なる失敗と捉えるのではなく、自分に合った職場を選ぶための判断材料として整理しておくことが大切です。
内定辞退の伝え方に関するよくある質問
内定辞退はメールだけで済ませてもよい？
企業から連絡方法の指定がなく、メールでのやり取りが中心であれば、メールだけで辞退を伝えられる場合があります。
ただし、企業から電話での連絡を指定されている場合や、入社日が迫っている場合、承諾後の辞退で確認事項がある場合は、電話での連絡も検討しましょう。
内定辞退で他社に決めたと伝えてもよい？
はい。実際にほかの企業への入社を決めたのであれば、その事実を伝えて問題ありません。
「慎重に検討した結果、別の企業への入社を決断いたしました」と簡潔に伝えましょう。他社の社名や条件を詳しく説明する必要はありません。
内定辞退の理由は必ず伝えなければならない？
辞退理由を詳しく説明する必要はありません。まずは辞退する意思を明確に伝え、必要に応じて簡潔に理由を添えましょう。
ただし、承諾後の辞退など、契約関係や手続きの確認が必要な場合は、状況に応じて必要な説明を行うことが大切です。
内定辞退を伝えたら怒られることはある？
採用担当者が残念に感じたり、理由を尋ねたりする可能性はあります。ただし、必ず怒られるわけではありません。
辞退を決めたら、感謝とお詫びを添えて、意思を明確に伝えましょう。強い引き止めや不安を感じる対応があった場合は、必要な連絡記録を残し、公的な相談窓口などを利用する方法もあります。
内定辞退の連絡に返信がない場合はどうする？
まず、メールの送信先や送信履歴を確認しましょう。数営業日たっても返信がなく、辞退が受理されたか分からない場合は、電話などで確認する方法があります。
特に入社日が近い場合や、承諾後の辞退で手続きが残っている場合は、返信を待ち続けず、企業に連絡して状況を確認しましょう。
転職エージェント経由の場合は、担当者にも連絡状況を確認してください。
内定辞退を撤回できる？
辞退の意思を伝えた後でも、企業が再び採用する意向を示せば、入社について相談できる可能性はあります。ただし、撤回が必ず認められるわけではありません。
辞退を撤回したい場合は、できるだけ早く企業または転職エージェントに連絡し、再検討が可能か確認しましょう。
再び入社することになった場合は、雇用条件や入社日などを改めて確認し、双方の認識を合わせることが大切です。
まとめ｜内定辞退は早めに、明確に、誠実に伝えよう
内定辞退の連絡では、相手に配慮しながら、辞退の意思を明確に伝えることが重要です。
最後に、基本的なポイントを整理します。
- 辞退の意思が固まったら、できるだけ早く連絡する
- 電話とメールは、企業の指定や状況に応じて使い分ける
- 辞退理由は事実に沿って簡潔に伝える
- 転職エージェント経由の場合は、まず担当者に連絡する
- 内定承諾後は、契約関係や提出書類を確認する
- 法的なトラブルが心配な場合は、公的な相談窓口や専門家に相談する
内定辞退は、企業にとって採用計画の変更を伴うことがあります。そのため、感謝とお詫びを伝え、必要な手続きを進める姿勢が大切です。
一方で、内定を辞退することに過度な罪悪感を抱く必要はありません。転職は、自分のキャリアや働き方を踏まえて判断するものです。
大切なのは、辞退すること自体を必要以上に恐れるのではなく、自分の判断に責任を持ち、相手に誠実に伝えることです。
この記事の例文を参考に、自分の状況に合った方法で連絡を進めていきましょう。
FAQ
内定辞退はメールだけで伝えてもよいですか？
内定辞退は、メールで伝えても問題ありません。特に、採用担当者との連絡をメールで行っている場合は、メールで辞退の意思を伝える方法が適しています。
ただし、企業から電話で連絡するよう指定されている場合や、入社直前など急ぎの連絡が必要な場合は、電話で伝えることも検討しましょう。電話がつながらなければ、メールで辞退の意思を伝え、連絡した事実を残しておくと安心です。
内定辞退の理由は正直に伝えるべきですか？
内定辞退の理由は、詳しく説明する必要はありません。基本的には、辞退する意思を明確に伝え、選考や内定に対する感謝とお詫びを添えれば十分です。
たとえば、他社への入社を決めた場合は「慎重に検討した結果、他社への入社を決断いたしました」と伝えられます。待遇や仕事内容などに不満がある場合も、企業を批判するような表現は避け、簡潔に伝えましょう。
内定承諾後でも辞退できますか？
内定承諾後でも、辞退できる場合があります。ただし、内定承諾によって労働契約が成立していると判断されるケースもあるため、承諾前の辞退とは事情が異なります。
辞退を決めた場合は、できるだけ早く企業へ連絡し、誠実に意思を伝えることが大切です。契約内容や具体的な事情によって法的な判断は異なるため、不安がある場合は厚生労働省の総合労働相談コーナーなどに相談しましょう。
内定辞退を伝えたら、引き止められた場合はどうすればよいですか？
内定辞退を決めている場合は、感謝を伝えたうえで、辞退の意思を明確に伝えましょう。待遇の改善や入社時期の変更などを提案されても、入社する意思がないのであれば、曖昧な返答をする必要はありません。
「ご配慮いただきありがとうございます。慎重に検討した結果、辞退の意思は変わりません」といった形で、丁寧かつ簡潔に伝えます。感情的なやり取りは避け、必要に応じてメールでも意思を伝えておくとよいでしょう。
内定辞退をすると、損害賠償を請求されることはありますか？
内定辞退をしただけで、必ず損害賠償が発生するわけではありません。ただし、内定承諾によって労働契約が成立している場合や、辞退に至る経緯などによっては、法的な問題が生じる可能性があります。
一般的には、辞退の意思を速やかに伝え、誠実に対応することが重要です。企業から損害賠償を請求されたり、金銭の支払いを求められたりした場合は、その場で安易に合意せず、労働問題に詳しい専門家や公的な相談窓口に相談しましょう。
内定辞退をすると、今後の転職活動に影響しますか？
内定辞退によって、今後の転職活動が必ず不利になるわけではありません。ただし、辞退した企業への再応募が難しくなる可能性や、同じ企業グループ内で採用判断に影響する可能性はあります。
一方、ほかの企業への応募や選考に、必ず影響が及ぶわけではありません。辞退する際は、連絡を先延ばしにせず、感謝とお詫びを添えて丁寧に伝えることを心がけましょう。
内定辞退はいつまでに伝えるべきですか？
内定辞退を決めたら、できるだけ早く企業へ伝えるのが基本です。連絡が遅れるほど、企業側の採用計画や入社準備に影響する可能性があります。
他社の選考結果を待っている場合など、まだ辞退を決めきれていないときは、回答期限を確認し、必要に応じて企業へ相談しましょう。辞退すると決めた後は、先延ばしにせず、電話またはメールで意思を伝えることが大切です。
内定辞退の連絡で、会社を訪問する必要はありますか？
通常、内定辞退のためだけに会社を訪問する必要はありません。電話やメールで辞退の意思を伝える方法が一般的です。
企業から訪問を求められた場合でも、必ず応じなければならないとは限りません。まずは電話やメールで意思を明確に伝え、訪問が必要とされる理由を確認したうえで対応を判断しましょう。