退職届は、基本的な書き方と会社の指定を確認すれば、初めてでも準備できます。
一般的な退職届には、表題・退職理由・退職日・提出日・会社名・宛名・所属・氏名などを記載します。ただし、会社によって指定の書式や提出方法が異なるため、見本をそのまま使う前に、就業規則や人事担当者の案内を確認しておくことが大切です。
また、退職届をいつ提出するかは、退職日や雇用形態によっても変わります。無期雇用と有期雇用では法律上のルールが異なるため、書類の書き方だけでなく、提出するタイミングも整理しておきましょう。
この記事では、退職届の完成見本とテンプレートをはじめ、用紙・筆記具・封筒の選び方、提出方法、提出前のチェックポイントまで解説します。
退職の意思は固まっているものの、まだ上司に伝えていない場合は、書類を準備する前に伝え方やタイミングを整理しておくと、手続きを進めやすくなります。
退職届の書き方【完成見本・テンプレート付き】
退職届は、一般的な形式に沿って作成できます。ただし、会社指定の書式がある場合は、独自に作成する前に指定内容を確認してください。
まずは、一般的な退職届の見本から確認しましょう。
退職届の基本的な見本
退職届の基本的な記載例は、次のとおりです。
【退職届の見本】※字体は明朝体
退職届
令和○年○月○日
○○株式会社
代表取締役社長 ○○ ○○ 殿
○○部○○課
氏名 ○○ ○○ 印(〇で印を囲む)
私儀
この度、一身上の都合により、
令和○年○月○日をもって退職いたします。
以上※上記は一般的な自己都合退職を想定した記載例です。会社指定の書式や指示がある場合は、そちらを優先してください。
それぞれの項目には、次のような意味があります。
| 項目 | 記載する内容 | 確認ポイント |
|---|---|---|
| 表題 | 退職届 | 会社指定の名称がないか確認する |
| 提出日 | 退職届を提出する日 | 実際に提出する日を記載する |
| 宛名 | 会社名・代表者の役職・氏名 | 正式な名称や役職を確認する |
| 所属・氏名 | 部署名・氏名 | 現在の所属と氏名を正確に記載する |
| 私儀 | 本文の書き出し | 一般的な書式で使われる表現 |
| 退職理由 | 一身上の都合など | 実際の退職事情に合った表現を選ぶ |
| 退職日 | 退職する日 | 会社と確認した日付を記載する |
| 印 | 押印欄 | 押印の要否は会社の指示を確認する |
特に間違えやすいのが、提出日と退職日の違いです。
提出日は退職届を会社に提出する日、退職日は会社を退職する日を指します。両者は同じ日とは限りません。
例えば、1月10日に退職届を提出し、1月20日を退職日とする場合、それぞれの日付を該当する箇所に記載します。
ただし、退職日が会社と調整できていない場合は、先に日程を確認しましょう。書類を先に作成すると、後から日付を書き直すことになる可能性があります。
また、退職届の見本にある「印」は、すべての会社で必須という意味ではありません。押印欄の有無や会社の指定を確認したうえで対応してください。
退職届のテンプレートと記入例
一般的な自己都合退職で使用する退職届のテンプレートを紹介します。
会社から指定された書式がない場合に、作成の参考として活用してください。
【退職届のテンプレート】
退職届
令和○年○月○日
○○株式会社
代表取締役社長 ○○ ○○ 殿
○○部○○課
氏名 ○○ ○○
私儀
この度、一身上の都合により、
令和○年○月○日をもって退職いたします。
以上テンプレートを使う際は、次の項目を自分の状況に合わせて変更します。
- 「令和○年○月○日」：退職届を提出する日
- 「○○株式会社」：勤務先の正式な会社名
- 「代表取締役社長 ○○ ○○」：会社の指定や慣例に沿った宛名
- 「○○部○○課」：所属部署
- 「氏名 ○○ ○○」：自分の氏名
- 本文の退職日：会社と確認した退職日
提出日と退職日を混同しないよう、作成後に両方の日付を確認しましょう。
なお、会社によっては、退職届ではなく退職願の提出を求められる場合や、社内システムから所定の書類を作成する場合があります。
テンプレートをそのまま使用するのではなく、まずは会社の就業規則や人事担当者の案内を確認することが大切です。
会社指定の書式がある場合は、一般的なテンプレートよりも会社の指定を優先してください。
退職届を書く前に確認すること
退職届を作成する前に、少なくとも次の4点を確認しておきましょう。
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 退職の意思表示 | 上司などに退職の意思を伝えているか |
| 退職日 | いつ退職するのか、日程を確認できているか |
| 提出先・提出方法 | 誰に、どのような方法で提出するのか |
| 会社指定の書式 | 専用の用紙や社内手続きがあるか |
退職の意思を伝えることと、退職届を提出することは、必ずしも同じタイミングではありません。
一般的には、まず上司などに退職の意思を伝え、退職日や引き継ぎの予定を調整してから、会社の手続きに沿って書類を提出します。
ただし、具体的な進め方は会社の規程や雇用形態によって異なります。退職届を提出する前に、社内の手続きを確認しておきましょう。
まだ上司に退職を伝えていない場合は、先に伝え方や切り出すタイミングを整理しておく方法もあります。
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退職届と退職願・辞表の違い
退職届・退職願・辞表は、いずれも退職に関連する書類ですが、一般的な使い方は異なります。
どの書類を提出するべきか迷った場合は、まず会社の指定を確認しましょう。
退職届と退職願の違い
退職届と退職願の主な違いは、一般的な書類の位置づけです。
| 比較項目 | 退職届 | 退職願 |
|---|---|---|
| 一般的な意味 | 退職する意思を届け出る書類 | 退職を願い出る書類 |
| 主な用途 | 退職の意思を正式に伝える | 退職について会社に申し出る |
| 使用する場面 | 会社の手続きに沿って退職を届け出るとき | 退職の申し出や合意に向けた手続きをするとき |
| 注意点 | 会社指定の書式を確認する | 会社指定の書式を確認する |
一般的には、退職願は会社に退職を申し出るための書類、退職届は退職する意思を届け出るための書類として使い分けられます。
ただし、書類の名称だけで法的な扱いがすべて決まるわけではありません。
退職の申し出が合意を前提とするものなのか、労働者からの一方的な意思表示なのかなど、具体的な事情によって扱いが異なる場合があります。
そのため、「退職届なら必ず退職できる」「退職願なら必ず撤回できる」といった単純な理解は避けましょう。
会社から提出する書類を指定されている場合は、その案内に従って手続きを進めるのが基本です。
辞表を使うケース
辞表は、一般的に会社の役員や公務員などが、役職や職を辞する際に使用する書類です。
通常の会社員が退職する場合は、退職届や退職願を使用することが一般的です。
ただし、会社の役職や雇用上の立場、社内規程によって扱いが異なる場合があります。
自分が提出すべき書類が分からない場合は、役職や雇用形態だけで判断せず、人事担当者や会社の規程を確認してください。
自分はどの書類を提出すべきか
どの書類を提出するか迷った場合は、次の順番で確認すると整理しやすくなります。
- 会社から指定された書類があるか確認する
- 就業規則や退職手続きの案内を確認する
- 退職届と退職願のどちらを提出するのか、人事担当者や上司に確認する
- 提出日や退職日、提出先を確認して書類を作成する
特に、退職日について会社と合意できていない場合や、会社から退職を勧められている場合は、書類を提出する前に状況を整理しておきましょう。
会社都合による退職や退職勧奨が関係している場合は、自己都合退職を前提とした書式をそのまま使用しないことも重要です。
書類の記載内容と実際の退職事情が食い違わないよう、必要に応じて人事担当者や公的な労働相談窓口などに確認してください。
退職届の項目別の書き方
退職届を書く際は、項目ごとの意味を理解しておくと、記載ミスを防ぎやすくなります。
ここでは、表題・退職理由・日付・宛名・氏名・押印について、一般的な書き方を整理します。
表題と書き出し
退職届の表題には、一般的に「退職届」と記載します。
会社から指定された書類を使用する場合は、その書式に記載された表題に従ってください。
本文の書き出しには「私儀」という表現がよく使われます。
「私儀」は「私のことですが」という意味を持つ、改まった文書で使われる表現です。一般的な退職届では、本文の前に配置します。
例えば、次のような形式です。
退職届
私儀
この度、一身上の都合により、
令和○年○月○日をもって退職いたします。縦書きの場合は、一般的に本文の前に「私儀」を配置します。横書きや会社指定の書式では配置が異なる場合もあるため、書式全体のバランスを確認してください。
表題や書き出しは、一般的な形式を参考にしつつ、会社の指定がある場合はそちらに合わせましょう。
退職理由の書き方
自己都合で退職する場合、退職理由には「一身上の都合により」と記載するのが一般的です。
例えば、転職や家庭の事情など、本人の都合によって退職する場合は、次のように記載できます。
この度、一身上の都合により、
令和○年○月○日をもって退職いたします。通常の退職届では、転職先の会社名や退職する具体的な理由まで詳しく書く必要がないケースもあります。
ただし、会社から具体的な記載を求められている場合は、その指示を確認してください。
また、会社都合による退職や退職勧奨が関係している場合は注意が必要です。
実際には会社から退職を勧められているにもかかわらず、事情を確認せずに「一身上の都合」と記載すると、退職に至った経緯と書類の内容が食い違う可能性があります。
退職理由は、定型表現を機械的に当てはめるのではなく、自分の状況に合った書き方を選びましょう。
退職理由の伝え方については、転職面接での説明と退職手続き上の記載を分けて整理することも大切です。
退職日と提出日の違い
退職届では、提出日と退職日を区別して記載します。
提出日は書類を提出する日、退職日は会社を退職する日です。
例えば、1月10日に退職届を提出し、1月20日を退職日とする場合は、次のようになります。
| 項目 | 記載例 | 意味 |
|---|---|---|
| 提出日 | 令和○年1月10日 | 退職届を提出する日 |
| 退職日 | 令和○年1月20日 | 会社を退職する日 |
実際に退職手続きを進める際は、退職日を会社と調整し、有給休暇の取得や引き継ぎの予定なども確認しておくと安心です。
私自身も、退職届の提出日を1月10日、退職日を1月20日とし、有給休暇の消化については、本社で勤怠管理を担当している経理の方とやり取りしながら調整しました。
この経験からも、書類に記載する日付だけでなく、勤怠や有給休暇の扱いを関係者と確認しておくことが大切だと感じます。
ただし、これは私自身の経験であり、すべての会社で同じ調整方法になるわけではありません。
退職日が確定していない場合は、日付を決めつけて書類を提出するのではなく、まず上司や人事担当者に確認しましょう。
なお、退職日や提出期限に関する法律上のルールは、雇用形態などによって異なります。無期雇用の場合、民法第627条では、原則として退職の申し入れから2週間が経過すると雇用が終了すると定められています。一方、有期雇用では異なるルールが適用される場合があります。
提出先・所属・氏名の書き方
退職届の宛名には、一般的に会社名と代表者の役職・氏名を記載します。
例えば、次のような形式です。
○○株式会社
代表取締役社長 ○○ ○○ 殿会社名は、略称ではなく正式名称を記載するのが基本です。
宛名についても、代表者名や役職を確認し、誤記がないようにしましょう。
ただし、会社によっては直属の上司や人事担当者宛ての提出を指定している場合もあります。提出先や書式の指定がある場合は、会社の案内に従ってください。
自分の所属と氏名は、一般的に本文の前に記載します。
○○部○○課
氏名 ○○ ○○所属部署の名称や氏名に間違いがないか、提出前に確認しましょう。
特に、会社名や宛名は普段の社内呼称と正式名称が異なる場合があります。思い込みで記載せず、会社の公式な表記を確認しておくと安心です。
押印は必要か
退職届の押印が必要かどうかは、会社の指定や使用する書式によって異なります。
一般的な見本には押印欄が設けられていることがありますが、すべての会社で印鑑が必須というわけではありません。
押印の指定がある場合は、その指示に従いましょう。
また、会社指定の書式に押印欄がない場合でも、独自の判断で欄を追加するのではなく、まずは提出方法を確認することをおすすめします。
退職届を作成した後は、氏名や日付などの記載内容とあわせて、押印の要否もチェックしておきましょう。
手書きで作成する場合
退職届を手書きで作成する場合は、読みやすさを意識し、誤字や脱字がないように丁寧に記入しましょう。
手書きにする際は、次のポイントを押さえておくと安心です。
- 黒のボールペンや万年筆など、文字がはっきり書ける筆記具を使う
- 消せるインクではなく、文字が消えない筆記具を選ぶ
- 文字の大きさや行間を整える
- 会社名、氏名、日付などの記載内容を確認する
- 書き損じを避けるため、下書きでレイアウトを確認する
退職届は、退職に関する正式な手続きで使用する書類です。急いで書き上げるよりも、内容と見た目を確認しながら作成することが大切です。
また、誤字や日付の間違いが見つかった場合は、修正液などで安易に直すのではなく、書き直す方法が無難です。会社指定の書式がある場合は、訂正方法も含めて指示を確認してください。
手書きには、文字の配置や全体のバランスを自分で整える必要があるという難しさもあります。
書き慣れていない場合は、最初に別の紙で配置を確認してから清書すると、落ち着いて作成できます。
パソコンで作成する場合
退職届は、会社が認めていればパソコンで作成することもできます。
私自身も、退職届はパソコンで作成しました。
手書きの場合、文字の大きさや配置によって全体のバランスが崩れることがあります。その点、パソコンなら文字の位置や行間を調整しやすく、書き損じによる書き直しも避けやすいと感じました。
ただし、私の場合は会社から手書き・パソコンのどちらかを指定されたか、はっきりとは覚えていません。
そのため、パソコンで作成することがすべての会社で認められているとは限りません。
作成前に、次の点を確認しておきましょう。
- パソコンで作成してもよいか
- 会社指定のテンプレートがあるか
- 用紙のサイズや縦書き・横書きの指定があるか
- 印刷後に自筆で記入する項目があるか
- 押印が必要か
パソコンで作成する場合は、一般的なビジネス文書と同じように、読みやすい文字サイズと整ったレイアウトを意識してください。
また、印刷後には、画面上では気づかなかった改行や配置のずれがないか確認します。
手書きとパソコンのどちらが正しいかではなく、会社の指定に合っていて、記載内容を正確に確認できる方法を選ぶことが大切です。
縦書きと横書きの選び方
退職届は縦書き・横書きのどちらでも作成できますが、一般的な書式では縦書きがよく使われます。
一方、会社指定のテンプレートや社内システムを使用する場合は、横書きになっていることもあります。
それぞれの特徴は次のとおりです。
| 比較項目 | 縦書き | 横書き |
|---|---|---|
| 一般的な印象 | 改まった文書で使われる形式 | ビジネス文書で広く使われる形式 |
| 作成方法 | 手書き・パソコンの両方に対応 | 手書き・パソコンの両方に対応 |
| 注意点 | 日付や数字の配置に気をつける | 文字の配置や余白を整える |
| 選び方 | 一般的な形式を参考にする | 会社指定の書式などを確認する |
どちらを選ぶか迷った場合は、会社指定の書式を確認するのが先です。
指定がない場合は、一般的な縦書きの形式を参考にしてもよいでしょう。
ただし、縦書きでなければ失礼になる、横書きでは受理されないといった一律のルールがあるわけではありません。
形式にこだわりすぎるよりも、必要な情報が正確に記載され、読みやすい書類になっているかを確認しましょう。
用紙と筆記具の選び方
退職届を自分で作成する場合は、用紙のサイズや紙質にも気を配りましょう。
一般的には、白色で文字が読みやすく、極端に薄くない用紙が使いやすいでしょう。
用紙選びでは、次のポイントを参考にしてください。
- 色： 白色など、文字が見やすいもの
- サイズ： A4またはB5など、会社指定のサイズ
- 紙質： 印刷や筆記がしやすいもの
- 厚さ： 文字が裏写りしにくく、扱いやすいもの
市販の白い便箋やコピー用紙などが候補になりますが、会社指定の用紙がある場合は、そちらを使用してください。
筆記具については、手書きの場合は黒のボールペンや万年筆など、文字がはっきりと残るものを選びます。
鉛筆や、消せるインクの筆記具は、正式な書類としての扱いや記録の観点から避けるのが無難です。
また、パソコンで作成する場合は、印刷後に文字がかすれていないか、必要な項目がすべて印刷されているかも確認しましょう。
用紙や筆記具に関する慣習は、すべての会社で一律に定められているわけではありません。
会社から指定がない場合は、一般的なビジネス文書として違和感のないものを選び、書類の内容と読みやすさを優先しましょう。
退職届の封筒の選び方・書き方・入れ方
退職届を提出する際は、書類だけでなく封筒の準備も必要です。
封筒のサイズや色、表面・裏面の書き方、書類の折り方を確認しておけば、提出直前に迷わずに済みます。
ただし、封筒の形式や封をするかどうかについても、会社から指定がある場合はそちらを優先してください。
封筒のサイズと色
退職届を入れる封筒は、書類を無理なく収納できるサイズを選びます。
一般的には、白色で無地の封筒が使いやすいでしょう。
書類のサイズに合わせて、次のように選ぶ方法があります。
| 退職届の用紙 | 封筒の選び方 |
|---|---|
| B5サイズ | B5用紙を三つ折りにして入れられる封筒 |
| A4サイズ | A4用紙を三つ折りにして入れられる封筒 |
| 会社指定の用紙 | 指定されたサイズに合う封筒 |
封筒を選ぶ際は、書類を折らずに入れるのか、三つ折りにして入れるのかによって、適切なサイズが変わります。
また、会社から封筒の指定がある場合は、その指示に従ってください。
一般的な慣習として白色の無地封筒が使われますが、特定の色や形でなければ退職届を提出できないという一律のルールがあるわけではありません。
会社指定の封筒がない場合は、書類がきれいに収まり、提出時に扱いやすいものを選びましょう。
封筒の表面・裏面の書き方
封筒の表面・裏面には、一般的に次のような内容を記載します。
| 場所 | 記載内容 |
|---|---|
| 表面 | 「退職届」 |
| 裏面 | 所属部署・氏名など |
封筒の表面には、中央付近に「退職届」と記載する形式がよく使われます。
裏面には、左下などに所属部署や氏名を記載する方法があります。
ただし、これは一般的な形式の一例です。
退職届を直属の上司に手渡しする場合と、人事部へ提出する場合、郵送する場合では、必要な記載内容が異なる可能性があります。
会社指定の書き方がある場合は、そちらを優先しましょう。
また、郵送する場合は、社内で手渡しする場合と異なり、送付先の住所や宛名、同封する書類なども確認する必要があります。
封筒の書き方だけでなく、提出方法に合わせて必要な情報を整理しておくことが大切です。
退職届の折り方と封入方法
退職届を封筒に入れる際は、書類が読みやすい状態で収納できるように折りましょう。
一般的な三つ折りの方法を紹介します。
手順1：書類の向きを確認する
まず、退職届の表題や本文が正しい向きで読めるように、書類を机の上に置きます。
縦書き・横書きのどちらでも、文字の向きと折る位置を確認してから作業を始めましょう。
手順2：下側から上側へ折る
書類を三等分するイメージで、まず下側を上側に向かって折ります。
折り目を強くつける前に、書類の端が大きくずれていないか確認してください。
手順3：上側を重ねて三つ折りにする
続いて、残った上側を折り重ねます。
これで、書類を三つ折りにできます。
手順4：封筒に入れる
折り終えた書類を封筒に入れます。
封筒に入れる向きは、取り出したときに書類を自然に開けるように整えましょう。
縦書きか横書きかによって向きの考え方が異なる場合もあるため、会社指定の方法があればそちらに従ってください。
私自身も、退職届を封筒に入れる際は、折り方を何度か練習した記憶があります。
最後は、完全にきれいに重ならなくても、書類が問題なく収納できる状態に整えて提出しました。
実際にやってみると、文章を書くことよりも、折り目をそろえて封筒に入れる作業のほうが気になる場合もあります。
ただし、折り目のわずかなずれを気にしすぎる必要はありません。大切なのは、書類を傷めず、文字が読める状態で収納することです。
封はするべきか
退職届を封筒に入れた後、封をするかどうかは、会社の指定や提出方法に応じて判断しましょう。
一般的には、退職届を封筒に入れ、封をして提出する形式が使われます。
一方、会社の指示によっては、封をせずに提出する場合も考えられます。
特に、直属の上司に手渡しする場合と、郵送で提出する場合では、取り扱いが異なることがあります。
そのため、次の点を確認しておくと安心です。
- 会社から封筒の指定があるか
- 封をして提出するよう案内されているか
- 提出先は直属の上司か、人事担当者か
- 郵送の場合、送付方法や同封書類に指定があるか
指定がない場合は、一般的な慣習を参考にしつつ、提出先に確認しておくと確実です。
封をするかどうかだけで悩み続けるよりも、会社の手続きに合っているかを確認し、ほかの準備を進めましょう。
退職届の提出方法と提出タイミング
退職届は、書き方だけでなく、いつ・誰に・どのように提出するかも重要です。
提出するタイミングは、雇用形態や就業規則、雇用契約、退職日などによって異なります。
一般的な手順を押さえたうえで、自分の状況に合った方法を選びましょう。
退職届はいつ提出する？
退職届を提出するタイミングは、会社の就業規則や退職手続きの案内を確認したうえで判断します。
会社によっては、退職の申し出を何日前までに行うか、書類をいつ提出するかについて社内ルールを設けている場合があります。
ただし、会社の就業規則に書かれた期限と、法律上のルールは区別して考える必要があります。
特に重要なのが、無期雇用と有期雇用の違いです。
無期雇用の場合
契約期間の定めがない無期雇用では、民法第627条により、原則として退職の申し入れから2週間が経過すると雇用契約が終了します。
ただし、実際の退職手続きでは、就業規則や業務の引き継ぎ、退職日なども確認しておくことが大切です。
法律上のルールがあるからといって、会社との調整や必要な手続きを確認しなくてよいという意味ではありません。
有期雇用の場合
契約期間が定められている有期雇用では、契約期間の途中で退職する場合、無期雇用とは異なるルールが適用されます。
原則として、契約期間の途中で退職するには、やむを得ない事由が必要となる場合があります。また、一定の条件に該当する場合は、契約期間の途中でも退職できることがあります。(厚生労働省)
そのため、有期雇用の人は、契約書に記載された期間や退職に関する条項を確認し、必要に応じて人事担当者や労働相談窓口に相談しましょう。
提出期限を判断する際の確認項目
| 確認項目 | 確認する内容 |
|---|---|
| 雇用形態 | 無期雇用か、有期雇用か |
| 就業規則 | 退職の申し出に関する規定 |
| 雇用契約 | 契約期間や退職に関する条件 |
| 退職日 | いつ退職する予定か |
| 社内手続き | 退職届の提出期限や提出先 |
退職届の提出期限を一律に「何日前」と決めつけるのではなく、自分の雇用形態と会社の手続きを確認したうえで判断することが大切です。
誰に、どのように渡す？
退職届の提出先は、会社の規程や退職手続きの案内に従って確認しましょう。
一般的には、直属の上司に退職の意思を伝えたうえで、上司や人事担当者など、指定された相手に提出します。
提出する際は、次のような流れで進めるとよいでしょう。
- 上司などに退職の意思を伝える
- 退職日や引き継ぎの予定を確認する
- 退職届の提出先と提出方法を確認する
- 記載内容を確認して退職届を作成する
- 指定された相手に提出する
- 提出後の手続きや必要書類について確認する
私自身も、退職の意思を伝えた際に、退職届をどのように提出すればよいかを上長に確認しました。
また、提出前には履歴書などの重要な書類と同じように、記載内容を何度も確認しました。
退職届を渡した後も、退職に向けた手続きが進んでいるか、自分でも確認しながら進めることを意識していました。
書類を提出しただけで安心するのではなく、引き継ぎや有給休暇、退職後に必要な書類など、次に進めるべき手続きも整理しておくと安心です。
ただし、提出先や手続きの順番は会社によって異なります。自分の判断だけで進めるのではなく、会社の案内に沿って確認しましょう。
郵送で提出する場合の注意点
退職届は手渡しで提出する方法が一般的ですが、事情によっては郵送を検討する場合もあります。
例えば、会社へ出向くことが難しい場合や、会社から郵送での提出を案内された場合などです。
ただし、郵送すれば必ず問題なく退職できるというわけではありません。
郵送を検討する場合は、まず会社の提出ルールや、退職の意思表示に関する状況を確認しましょう。
郵送する際は、次の点に注意してください。
1. 送付先を確認する
直属の上司宛てなのか、人事担当者宛てなのか、会社の指定を確認します。
2. 同封する書類を確認する
退職届以外に必要な書類があるか、会社の案内を確認してください。
3. 送付記録を残す
郵便物を送った日や送付先、送付方法などを記録しておくと、後から確認しやすくなります。
4. 退職の意思表示と書類の送付を区別する
退職届を郵送したことと、退職に関する手続きがすべて完了したことは同じではありません。提出後のやり取りや必要な手続きを確認しておきましょう。
また、会社が受け取りを拒否している場合や、退職日について争いがある場合は、郵送だけで解決しようとせず、状況に応じて専門の相談窓口を利用する方法もあります。
退職に関するトラブルは、雇用形態や具体的な事情によって対応が変わります。自分の状況を整理したうえで、適切な方法を選びましょう。
退職届を受け取ってもらえない場合
退職届を提出しようとしても、会社や上司が受け取りを拒む場合があります。
そのようなときは、まず状況を整理し、やり取りの記録を残しておきましょう。
無期雇用の場合、法律上、会社が退職を認めないと言っていることだけで、必ずしも退職できなくなるわけではありません。民法第627条に基づき、原則として退職の申し入れから2週間が経過すると雇用契約が終了する仕組みがあります。(厚生労働省)
ただし、有期雇用の場合は異なるルールが適用されることがあり、退職の申し入れ方や退職日についても個別の事情を踏まえた判断が必要です。
会社が退職届を受け取ってくれない場合は、次の順番で対応を検討しましょう。
- 就業規則や退職手続きの案内を確認する
- 直属の上司以外に、人事担当者などの相談先があるか確認する
- 退職の意思を伝えた日時や会社とのやり取りを記録する
- 雇用形態や退職の事情に応じて、労働相談窓口などに相談する
公的な相談先として、厚生労働省の「総合労働相談コーナー」があります。解雇や退職、雇止めなど、職場で発生したさまざまな労働問題について相談できます。相談は無料で、予約不要です。(厚生労働省)
会社との対立を目的にするのではなく、法律上のルールと社内手続きを整理し、自分の状況に合った対応を選ぶことが大切です。
パート・アルバイトの場合
パートやアルバイトでも、退職届の提出が必要になる場合があります。ただし、正社員と同じ書式が必要とは限りません。
会社によっては、退職届の提出を求める場合もあれば、所定の退職手続きや書類への記入で対応する場合もあります。
まずは、次の項目を確認しましょう。
- 就業規則に退職手続きの規定があるか
- 雇用契約書に退職に関する条件が記載されているか
- 退職届など、会社指定の書類があるか
- 退職の申し出を誰に、いつまでに行う必要があるか
特に注意したいのが、契約期間の有無です。
パートやアルバイトという働き方であっても、無期雇用か有期雇用かによって、退職に関する法律上のルールが異なる場合があります。
例えば、契約期間の定めがない場合は、民法第627条に基づく退職のルールが適用されます。一方、契約期間が定められている場合は、原則として契約期間の途中で退職するには、やむを得ない事由などが必要になる場合があります。一定の条件を満たす場合には、契約期間の途中でも退職できることがあります。
そのため、「アルバイトだから簡単に辞められる」「正社員と同じ手続きが必要」と一律に考えるのではなく、自分の雇用契約を確認することが大切です。
退職届の書き方についても、会社指定の書式がなければ、一般的なテンプレートを参考にできます。
ただし、書類の準備だけでなく、退職日や最終出勤日、給与の精算、貸与物の返却なども確認しておきましょう。
有期雇用契約の場合
契約社員など、有期雇用契約で働いている場合は、契約期間の満了による退職と、契約期間の途中で退職する場合を区別する必要があります。
契約期間の満了で退職する場合
契約期間が満了し、契約を更新しない場合は、契約終了に向けて会社の手続きを確認します。
会社から退職届の提出を求められる場合もありますが、必要な書類や手続きは会社によって異なります。
契約期間や更新の有無、退職時に必要な書類などを確認しておきましょう。
契約期間の途中で退職する場合
有期雇用では、原則として契約期間の途中で自由に退職できるとは限りません。
民法第628条では、やむを得ない事由がある場合に、契約期間の途中でも契約を解除できると定められています。
また、一定の条件に該当する場合は、契約期間の途中でも退職できることがあります。例えば、契約期間が1年を超える一定の有期労働契約では、労働基準法附則第137条により、契約期間の初日から1年が経過した後、いつでも退職を申し出られる場合があります。
ただし、すべての有期雇用契約に同じ条件が適用されるわけではありません。
契約期間の途中で退職を希望する場合は、雇用契約書や契約期間、退職を希望する理由などを整理し、会社の担当者や公的な労働相談窓口に確認するとよいでしょう。
退職届を作成する際も、契約期間や退職事情を確認したうえで、会社の指示に沿った書式を使用してください。
会社都合や退職勧奨が関係する場合
会社都合による退職や退職勧奨が関係している場合は、一般的な自己都合退職のテンプレートをそのまま使用しないよう注意しましょう。
退職勧奨とは、会社が労働者に退職を勧めることです。労働者が自ら退職を希望する場合とは、退職に至る経緯が異なります。
例えば、会社から退職を勧められたものの、自分から退職を申し出た形で書類を作成するよう求められた場合は、すぐに記入するのではなく、状況を整理することが大切です。
特に、退職届に「一身上の都合」と記載すると、実際の退職事情と書類の内容が食い違う可能性があります。
退職理由は、次の点を確認したうえで判断しましょう。
- 退職を希望したのは自分か、会社から退職を勧められたのか
- 会社からどのような説明を受けているか
- 退職の条件や退職日について、どのような合意があるか
- 退職届にどのような理由を記載するよう求められているか
退職届の記載内容だけで、雇用保険上の離職理由などがすべて決まるわけではありません。ただし、書類の内容は退職に至った経緯を確認する際の資料になる場合があります。
会社から退職を勧められている場合や、退職理由について会社と認識が異なる場合は、内容を十分に確認せずに書類を提出しないことが重要です。
判断が難しい場合は、労働局の総合労働相談コーナーなど、公的な相談窓口を利用する方法もあります。
自分の状況に合った手続きを確認し、退職理由や退職日について納得したうえで進めましょう。
退職届を提出する前のチェックリスト
退職届を提出する前には、記載内容だけでなく、会社の規程や提出方法も確認しておきましょう。
書類を作成した段階で確認しておけば、提出後の修正や手続きのやり直しを防ぎやすくなります。
書類の記載内容を確認する
まずは、退職届そのものに間違いがないか確認します。
提出前に、次の項目をチェックしてください。
- 表題が正しく記載されている
- 会社名に間違いがない
- 宛名の氏名・役職が正しい
- 所属部署と氏名が正しく記載されている
- 退職理由が自分の状況に合っている
- 提出日が正しい
- 退職日が会社と確認した日付になっている
- 押印が必要な場合、印鑑が押されている
- 誤字・脱字や印刷のずれがない
私自身も、退職届を提出する前には、印が押してあるか、相手の名前や会社名に間違いがないか、提出日や退職日に間違いがないかを確認しました。
退職届は、書き終えた段階では問題がないと思っていても、見直すと日付や氏名などの細かなミスに気づくことがあります。
特に、会社名や宛名、退職日などは、提出後に修正することになると手間がかかります。
書類を完成させたら、提出する直前にもう一度確認する習慣をつけておきましょう。
会社の規程・指定書式を確認する
退職届を提出する前に、会社の就業規則や退職手続きの案内も確認しておきましょう。
確認する項目は、次のとおりです。
| 確認項目 | チェックする内容 |
|---|---|
| 書式 | 会社指定の退職届があるか |
| 提出期限 | いつまでに提出する必要があるか |
| 提出先 | 上司、人事担当者など、誰に提出するか |
| 提出方法 | 手渡し、社内システム、郵送など |
| 押印 | 印鑑が必要か |
| 封筒 | 指定された封筒や提出方法があるか |
会社指定の書式がある場合は、一般的なテンプレートよりもそちらを優先します。
また、就業規則に退職の申し出に関する規定がある場合は、内容を確認してください。
ただし、社内手続き上の期限と、法律上の退職に関するルールは同じではありません。雇用形態や個別の事情によって扱いが異なる場合もあるため、必要に応じて公的な情報を確認しましょう。
退職届を作成することだけに集中せず、提出先や提出日まで含めて準備しておくと、落ち着いて手続きを進められます。
提出後の手続きを確認する
退職届を提出した後は、引き継ぎや貸与物の返却、退職後に必要な書類の受け取りなど、さまざまな手続きがあります。
退職届を提出しただけで、退職に関するすべての手続きが完了するわけではありません。
提出前に、次の項目も確認しておきましょう。
- 業務の引き継ぎについて確認した
- 有給休暇の残日数と取得予定を確認した
- 最終出勤日と退職日を確認した
- 社員証やパソコンなどの貸与物を確認した
- 退職後に受け取る書類を確認した
- 健康保険・年金・税金などの手続きを把握した
- 退職後の連絡先を会社に伝えた
退職手続きは、書類を提出した時点で終わるものではありません。
退職日までに必要な準備を整理し、退職後の生活に影響する手続きも含めて進めていきましょう。
退職届を提出した後にやること
退職届を提出した後は、退職日までの業務や会社から受け取る書類、退職後の社会保険などの手続きを確認します。
退職後に慌てないためにも、必要な準備を早めに整理しておきましょう。
引き継ぎと貸与物の返却
退職日までに、担当している業務の引き継ぎや会社から借りている物の返却を進めます。
引き継ぎでは、次の項目を整理しておくとスムーズです。
- 担当業務の進捗状況
- 定期的に発生する業務の手順
- 関係者や取引先との連絡事項
- 未完了の案件と今後の対応
- 必要な資料やファイルの保管場所
また、会社から貸与されている物についても、返却方法や期限を確認しておきましょう。
例えば、次のような物が挙げられます。
- 社員証や入館証
- パソコンやスマートフォン
- 制服や作業着
- 鍵や備品
- その他、会社から借りている物
返却物や引き継ぎの範囲は、職種や会社によって異なります。
会社の指示を確認し、退職日までに必要な対応を進めておきましょう。
退職時にもらう書類を確認する
退職後は、転職先での手続きや失業給付の申請、税金の手続きなどで書類が必要になる場合があります。
代表的な書類と用途を整理すると、次のとおりです。
| 書類 | 主な用途・確認ポイント |
|---|---|
| 離職票 | 雇用保険の基本手当などの手続きで必要になる場合がある |
| 雇用保険被保険者証 | 転職先での雇用保険の手続きなどで使用する |
| 源泉徴収票 | 年末調整や確定申告などで使用する |
| 健康保険資格喪失証明書 | 退職後に国民健康保険へ加入する場合などに必要となることがある |
| 退職証明書 | 退職した事実や在籍期間などを証明する必要がある場合に使用する |
すべての人が、上記の書類をすべて同じタイミングで受け取るわけではありません。
必要な書類や交付のタイミングは、退職後の状況や会社の手続きによって異なります。
例えば、転職先が決まっていて、すぐに新しい会社で社会保険へ加入する場合と、退職後に自分で健康保険や年金の手続きを行う場合では、必要な準備が異なります。
私自身、何度か転職する中で、保険関係の書類がなかなか届かず、前の会社とやり取りすることがありました。
また、退職後に職業訓練へ通う際、必要な書類がなかなか届かず、手続きに間に合うか心配になった経験もあります。
こうした経験から、退職後に必要な書類は、退職前の段階で確認しておくことが大切だと感じました。
ただし、書類の交付時期は会社や手続きによって異なります。届かない場合は、必要な書類の名称と状況を整理し、会社の担当者に確認しましょう。
健康保険・年金・税金などの手続きを確認する
退職後は、健康保険や年金、税金などの手続きが必要になる場合があります。
ただし、必要な手続きは、退職後すぐに転職するのか、しばらく働かないのか、家族の扶養に入るのかなどによって異なります。
例えば、健康保険については、退職後の状況に応じて次のような選択肢があります。
- 転職先の健康保険に加入する
- 国民健康保険に加入する
- 条件を満たす場合、家族の健康保険の扶養に入る
- 条件を満たす場合、退職前の健康保険を任意継続する
年金についても、転職先で厚生年金に加入する場合と、国民年金への切り替えが必要になる場合では、手続きが異なります。
税金については、退職時期や転職の有無などによって、年末調整や確定申告の対応が変わることがあります。
退職後の手続きは、退職届の書き方とは別に確認しておく必要があります。
自分に必要な手続きを整理し、期限があるものは早めに準備しておきましょう。
転職先が決まっていない場合の準備
退職後に転職活動を始める場合は、生活費や必要な手続き、今後の働き方などを整理しておくと、落ち着いて行動しやすくなります。
退職後の準備では、次の3点を確認しましょう。
1. 生活費と収入の見通しを整理する
退職後は、給与が入らない期間が発生する可能性があります。
家賃や食費、通信費などの固定的な支出を確認し、どのくらいの期間を無理なく過ごせるか把握しておきましょう。
2. 必要な公的手続きを確認する
健康保険や年金、雇用保険など、退職後に必要となる手続きを確認します。
失業給付などを利用する場合は、受給要件や申請手続きを公的な情報で確認しておきましょう。
3. 転職活動の進め方を整理する
転職先が決まっていない場合は、希望する働き方や年収、仕事内容などを整理し、応募先を検討していきます。
退職したからといって、焦って次の仕事を決める必要はありません。
一方で、生活費や手続きの期限など、先に確認しておくべき事項もあります。
自分の状況に合わせて、必要な準備と今後の行動を整理しましょう。
退職届の書き方に関するよくある質問
最後に、退職届を作成・提出する際によくある疑問に回答します。
退職届に印鑑は必要？
退職届に印鑑が必要かどうかは、会社の指定や書式によって異なります。
一般的な見本では押印欄が設けられている場合がありますが、すべての会社で押印が必須というわけではありません。
会社指定の書式や就業規則、提出時の案内を確認し、必要な場合は押印しましょう。
退職届は何日前までに提出すればよい？
退職届の提出期限は、雇用形態や就業規則、雇用契約などによって異なります。
期間の定めがない無期雇用では、民法第627条により、原則として退職の申し入れから2週間が経過すると雇用契約が終了します。
一方、有期雇用では、契約期間の途中で退職する場合などに異なるルールが適用されることがあります。
また、法律上のルールと会社の手続き上の期限は区別して考える必要があります。
自分の雇用形態や退職事情を確認し、必要に応じて公的な労働相談窓口などを利用しましょう。
退職届を提出した後に撤回できる？
退職届を提出した後に撤回できるかどうかは、提出した書類の性質や会社の対応、退職手続きの状況などによって異なります。
例えば、退職の合意を求める書類なのか、労働者から退職の意思を一方的に伝える書類なのかによって、法的な扱いが変わる場合があります。
そのため、「提出後は絶対に撤回できない」「会社が認めれば必ず撤回できる」と一律に判断することはできません。
撤回を希望する場合は、できるだけ早く会社に意思を伝え、状況を確認しましょう。
会社との間で意見が食い違う場合や、法的な判断が必要な場合は、労働相談窓口や法律の専門家に相談する方法もあります。
会社が退職届を受け取ってくれない場合は？
会社が退職届を受け取ってくれない場合は、まず就業規則や退職手続きの案内を確認し、上司や人事担当者などの相談先に確認しましょう。
その際は、退職の意思を伝えた日時や会社とのやり取りを記録しておくと、後から状況を整理しやすくなります。
無期雇用と有期雇用では退職に関するルールが異なる場合があるため、自分の雇用形態も確認してください。
会社との調整が難しい場合は、厚生労働省の「総合労働相談コーナー」などに相談することもできます。
公的な相談先： 厚生労働省「総合労働相談コーナー」
退職願と退職届はどちらを出せばよい？
退職願は、一般的に退職を願い出るための書類です。一方、退職届は、退職する意思を届け出るための書類として使われます。
ただし、書類の名称だけで法的な扱いがすべて決まるわけではありません。
会社から指定された書式がある場合は、その指示を優先して確認しましょう。
どちらを提出するべきか分からない場合は、人事担当者や上司に確認してから作成すると安心です。
まとめ：退職届は書き方だけでなく提出日と手続きも確認しよう
退職届は、基本的な書き方を理解し、会社の指定を確認すれば、初めてでも準備できます。
一般的な退職届には、表題・退職理由・退職日・提出日・宛名・所属・氏名などを記載します。用紙や封筒についても、一般的な形式を参考にしながら、会社の指示に合わせて準備しましょう。
退職届を提出する前には、次のポイントを確認してください。
- 会社指定の書式があるか
- 退職理由が自分の状況に合っているか
- 提出日と退職日を区別して記載しているか
- 宛名や会社名、氏名に間違いがないか
- 押印の要否や封筒の指定を確認したか
- 退職届の提出先と提出方法を確認したか
- 退職後に必要な書類や手続きを把握しているか
また、退職に関する法律上のルールは、雇用形態や具体的な事情によって異なる場合があります。
特に、有期雇用契約の途中で退職する場合や、会社都合による退職、退職勧奨が関係する場合は、一般的なテンプレートをそのまま使うのではなく、自分の状況に合った対応を確認することが大切です。
退職届を提出することは、退職手続きの一つです。提出後も、引き継ぎや貸与物の返却、健康保険・年金・税金などの手続きを進める必要があります。
書類を正しく作成することだけでなく、退職日までの準備と退職後の手続きも整理しておきましょう。
転職の設計室では、転職を勢いや感情だけで判断するのではなく、必要な情報を整理し、自分で納得して行動できることを大切にしています。
退職届の準備ができたら、次に必要な手続きも一つずつ確認し、自分の状況に合ったペースで進めていきましょう。